Formulär och köpprocess: krav och checklista enligt svenska regler

Så hänger formulär, krav och köpprocess ihop

Enligt LOU och LUF får den upphandlande organisationen själv formulera kraven på det som ska köpas. Kraven på vara, tjänst eller byggentreprenad samlas ofta i en kravspecifikation eller teknisk specifikation. De styr både vad som köps och vilka uppgifter och bilagor anbudsgivaren ska lämna i anbudsformuläret.

Kravspecifikationen eller den tekniska specifikationen hör till upphandlingsdokumenten. Anbudsformuläret är det formulär där anbudsgivaren fyller i uppgifter och bifogar handlingar.

Kravspecifikationen är inte första steget. Upphandlingsmyndigheten lyfter behovs- och marknadsanalys som stöd vid kravställning; för dataköp hänvisas till Diggs rekommendationer för upphandling av data. Behovsanalysen klargör vilka egenskaper och funktioner som är nödvändiga. Marknadsanalysen visar vilka lösningar och leverantörer som finns, och därmed vilka krav som är realistiska.

Formulären är bryggan mellan krav och anbud. Obligatoriska krav prövas som pass/fail, medan tilldelningskriterier ger poäng eller påverkar rankning. Anbudsformuläret måste skilja på dem: ett fält för varje skall-krav som ska bekräftas och separata fält för uppgifter som ska utvärderas. Formuläret bör också visa vilka bevis som ska bifogas och i vilket format; annars kan formaliafel leda till att anbudet förkastas.

Köpprocessen kan följas i fyra led: 1) behovsanalys, 2) marknadsanalys, 3) kravspecifikation eller teknisk specifikation, 4) anbudsformulär. Därefter prövas skall-krav som pass/fail, medan tilldelningskriterier ger poäng eller påverkar rankning.

I köpprocessen är köpgruppen central. Buyability är hur trygg en hel köpgrupp känner sig med att välja leverantör. Ett företag är 20 gånger mer sannolikt att bli valt när hela köpgruppen känner till det från början, och 81 procent av köpen går till leverantörer som nästan alla i gruppen redan känner igen. Siffrorna kommer från LinkedIn och Bain.

Köpgruppen kan bestå av upp till 11 personer, medan en säljare i snitt är kopplad till bara 1 till 2 av dem. Mellan 40 och 60 procent av alla B2B-affärer slutar i att gruppen inte fattar något beslut alls.

Välj rätt kravtyp: detaljkrav, funktionskrav eller standarder

Upphandlingsmyndigheten anger tre sätt att formulera krav på upphandlingsföremålet: detaljkrav, funktionskrav och standarder.

Detaljkrav preciserar varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. De förutsätter djup kunskap om det som köps för att slutresultatet ska bli bra.

Funktionskrav beskriver vad som ska uppnås, inte hur. Leverantören får större utrymme för yrkeskunskap och kreativitet, men organisationen bör ändå precisera vilket resultat som ska uppnås. Funktionskrav kopplas ofta till mål och mäts som önskade effekter och resultat.

Standarder skapar enhetlighet och tydlighet för både upphandlande organisation och leverantör och kan effektivisera inköp och upphandling.

När standarder används måste två saker hanteras: kravet ska innehålla 'eller likvärdigt', och bevis på likvärdighet ska kunna bifogas anbudet. Upphandlingsdokumenten bör ange detta.

Enligt ett ställningstagande från Konkurrensverket i juli 2024 är det inte tillåtet att hänvisa till standarder som leverantören inte kan få kostnadsfritt. Ställningstagandet är inte i sig rättsligt bindande.

Funktionskrav vs. detaljkrav – fördelar och risker

Skall-krav och tilldelningskriterier – två olika saker i formuläret

Skall-krav måste uppfyllas för att anbudet ska prövas vidare; de är pass/fail. Tilldelnings- eller utvärderingskriterier ger poäng eller påverkar rankningen och handlar om optimering. Skillnaden är avgörande: ett bristande skall-krav kan inte kompenseras av ett starkt svar på ett utvärderingskriterium.

Skall-krav kan gälla leverantören, till exempel ekonomi, erfarenhet eller kvalitetssystem. De kan också gälla det som upphandlas – funktion, prestanda, leveranstid – eller formalia i anbudet. Alla tre kategorier behöver en tydlig plats i anbudsformuläret.

I formuläret får formalia inte lämnas åt tolkning. Är anbudets språk, filformat, bilagor eller underskrift oklara, riskerar anbudet att förkastas på formella brister i stället för på innehåll. Utvärderingskriterierna måste samtidigt gå att poängsätta förutsebart. Annars blir jämförelsen mellan anbud svår att förklara och kan strida mot öppenhetsprincipen.

Anbudsformuläret bör ha fält för: 1) bekräftelse av varje skall-krav, 2) bevisbilaga per skall-krav, 3) poängskala eller rangordningsregler för tilldelningskriterier, 4) krav på språk, format, bilagor och signering. Varje fält bör ange format och sista tid för uppfyllelse.

Grundprinciperna som varje krav måste klara

De grundläggande upphandlingsprinciperna avgör om ett krav är tillåtet, rimligt och rättssäkert. Vid kravställning är proportionalitet, likabehandling och icke-diskriminering, öppenhet/transparens samt ömsesidigt erkännande särskilt centrala. Även med ett gott syfte kan ett alltför långtgående, oklart eller snedvridande skall-krav strida mot principerna.

Proportionalitet handlar om tre frågor: Är kravet relevant för det som upphandlas? Är det nödvändigt för att nå syftet? Går det längre än vad som behövs?

Återkommande riskområden är mycket höga omsättningskrav i förhållande till kontraktets storlek, krav på specifika certifikat utan att likvärdiga bevis accepteras och krav på lokal etablering utan tydlig koppling till leveransen. Dit hör också överdrivet många referenser eller referenser med snäva villkor, liksom tekniska krav som i praktiken pekar ut en viss produkt eller lösning. Sådana krav är inte alltid fel.

Transparens betyder att ett obligatoriskt krav måste vara så tydligt att leverantören förstår vad som ska uppfyllas, hur det ska bevisas och när – vid anbudstidens utgång, vid avtalsstart eller löpande. Otydliga krav leder både till att anbud missförstås och förkastas och till att utvärderingen blir svår att förutse. Ömsesidigt erkännande innebär att motsvarande intyg eller certifikat normalt ska kunna godtas.

I 2018 års förvaltningslag förs krav på proportionalitet in. Möjligheterna att överklaga myndighetsbeslut ökar, och enskilda kan vända sig till domstol om handläggningen drar ut på tiden.

Checklista för kravspecifikationen

Checklista – steg för steg: 1. Behovsanalys genomförd. 2. Marknadsanalys genomförd. 3. Kravspecifikation eller teknisk specifikation upprättad. 4. Varje krav prövat mot proportionalitet: relevant, nödvändigt, inte längre än nödvändigt. 5. Skall-krav och tilldelningskriterier markerade.

6. Bevis och format angivna per krav. 7. Standarder märkta med 'eller likvärdigt' och kostnadsfritt tillgängliga. 8. Formaliakrav för anbudets språk, filformat, bilagor och underskrift i anbudsformuläret. 9. Dataköp: fem kravområden avprickade: rätten till er data, strukturerade data, begrepp/terminologi/språk, domäner och länkar som håller långsiktigt, samt åtkomst.

Kvalitetssäkra kravspecifikationen genom att pröva varje krav mot samma frågor: Är kravet relevant för det som upphandlas? Är det nödvändigt för att nå syftet? Går det längre än vad som behövs? Det är proportionalitetsprövningens kärna och fångar både krav utan koppling till leveransen och krav som är mer betungande än motiverat.

För varje krav ska det stå klart vad som ska uppfyllas, hur det ska bevisas och när det ska vara uppfyllt. Används en standard ska kravet innehålla 'eller likvärdigt', och upphandlingsdokumenten bör ange att bevis som styrker likvärdighet bifogas anbudet. Kontrollera också att de standarder som hänvisas till finns kostnadsfritt tillgängliga för leverantören.

Avgör sedan om kravet är ett skall-krav (pass/fail) eller ett tilldelningskriterium (poäng/rankning) och placera det rätt i upphandlingsdokumenten. Utvärderingskriterierna ska kunna tillämpas så att resultatet är förutsebart för anbudsgivaren. Formaliakrav om språk, filformat, bilagor och underskrift hör hemma i anbudsformuläret med samma tydlighet som innehållskraven.

Sätt status per krav: skall-krav får pass/fail, tilldelningskriterier får poäng eller rangordning. Dokumentera beviskrav och format för varje fält. Använd samma status för leverantörskrav, föremålskrav och formalia.

Vid dataköp finns fem kravområden att pricka av: rätten till er data, strukturerade data, begrepp/terminologi/språk, beständiga domäner och länkar, samt åtkomst. Kravområdena har underpunkter som varierar i antal.

Kontrollera att standarder finns kostnadsfritt tillgängliga. Konkurrensverket publicerade i juli 2024 ett ställningstagande om att det inte är tillåtet att hänvisa till standarder som leverantören inte kan få kostnadsfritt.

Särskilda krav vid köp av data och digitala tjänster

För köp av data och digitala tjänster finns en särskild rekommendation framtagen i samverkan mellan Digg, Upphandlingsmyndigheten, e-Sam, RISE och Västra Götalandsregionen. Den utgår från samma datadefinition som i lagen (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data: information i digitalt format oberoende av medium. Syftet är att offentliga verksamheter ska kunna använda, hantera och tillgängliggöra data kostnadseffektivt och minska riskerna för inlåsning av data och bristande informationssäkerhet.

Fem kravområden att pricka av vid dataköp: 1) rätten till er data, 2) strukturerade data, 3) begrepp/terminologi/språk, 4) domäner och länkar som håller långsiktigt, 5) åtkomst. Under varje område finns underpunkter som varierar i antal.

Kravområde 1 gäller rätten till den egna datan. Informationssäkerhetsklassa datan som ska upphandlas, tydliggör upphovsrättslig status och hantera konsulters produktion av data i den egna verksamheten. Undvik onödig begränsning genom statistiksekretess och ta höjd för större organisationsförändringar.

Kravområde 2 gäller strukturerade data. Ställ krav på strukturerade och maskinläsbara data, sträva efter öppna specifikationer och format och separera data av olika känslighetsgrad. Säkerställ bra metadata och ställ krav på nyttjande av redan delad data.

Kravområde 3 gäller begrepp, terminologi och språk för interoperabilitet. Använd befintlig terminologi om möjligt, beskriv hur ny terminologi tas fram vid behov och säkerställ krav på korrekt språkhantering.

Kravområde 4 gäller långsiktig hållbarhet för domäner och länkar. Säkerställ datadelning på ett domännamn ni kontrollerar, möjliggör länkning till datamängder med beständiga identifierare och möjliggör länkade data.

Kravområde 5 gäller åtkomst. Tillgängliggör data via API:er om möjligt, hantera olika målgruppers behov av åtkomst och säkerställ processen för åtkomst. Skapa säker åtkomst och ha en plan för migrering av data.

Migreringsplanen hänger direkt ihop med inlåsningsrisken – den som inte i förväg reglerar hur data ska flyttas ut riskerar att bli kvar hos en leverantör. Vid valet mellan en leverantörsägd lösning och öppen källkod flyttas dessutom ansvaret för samordning, kvalitetssäkring och långsiktig vidareutveckling, vilket bör framgå av avtalet.

Dokumentation, arkivering och gallring i köpprocessen

SKR:s råd om informationsförvaltning utgår från att kvalitet, sökbarhet, användbarhet och integrering av dokumentationen kräver en god offentlighetsstruktur och effektiv arkiv- och dokumenthantering. Allmänna handlingar måste kvalitetssäkras på olika sätt. Informationen dokumenterar olika skeenden: vad som beslutades, hur man handlade, vad som sades och utfördes.

I köpprocessen är dokumentation en del av efterlevnaden: beslut, hantering och utförande ska kunna kvalitetssäkras.

Bevara eller gallra är en skriftserie från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor. Råden har tagits fram sedan 2008.

Serien innehåller bland annat gallringsråd för lednings- och stödprocesser, utbildningsväsende, socialtjänst, patientjournaler och teknisk verksamhet. Den omfattar också miljö- och hälsoskyddsverksamhet, överförmyndare, räddningstjänsten, plan- och byggväsendet, smittskyddsenheter samt kollektivtrafiknämnder och företag.

Gallringsråd nr 3 och 10 kan beställas som PDF via SKR:s kontaktcenter i ett formulär. Råden är rekommendationer om bevarande och gallring och kan behöva anpassas till verksamheten – namn på handlingar, begrepp och anmärkningar kan skilja sig åt. De kan inte tillämpas innan beslut fattats i nämnd, och kommunens eller regionens arkivmyndighet kan ge mer information.

Digital information kan bevaras i e-arkiv. Alla kommuner och regioner ansvarar för att spara sin information, digital eller i pappersform, enligt tryckfrihetsförordningen, arkivlagen och annan lagstiftning.

I en beskrivning av boken Arbete i offentlig förvaltning anges att de nya regler som följer av 2018 års förvaltningslag har arbetats in i den upplagan. Exempelvis ökar möjligheterna att överklaga myndighetsbeslut, enskilda kan vända sig till domstol om handläggningen drar ut på tiden och krav på proportionalitet förs in.

Handläggning kan vara muntlig; dokumentationen ska då ske på motsvarande sätt. Vid motivering av beslut och ändring av redan fattade beslut finns särskilda regler.