Så läser du en tjänstebeskrivning och avgränsar uppdraget

Läs tjänstebeskrivningen som en karta över uppdraget

Enligt Arbetsförmedlingen ska ett skriftligt anställningsavtal innehålla arbetsgivarens namn och organisationsnummer, ditt namn och personnummer, anställningens längd med start- och slutdatum, om tjänsten är heltid, deltid eller endast vid behov, lönen, arbetsuppgifterna och yrkesbenämningen. Ha listan framme när du läser tjänstebeskrivningen. Fyra punkter — längd, omfattning, lön och arbetsuppgifter — avgör hur stort uppdraget faktiskt är.

Skilj på innehåll och ramar. Arbetsuppgifterna och yrkesbenämningen säger vad du ska göra; längden och omfattningen anger hur mycket som ryms. Saknas omfattning (heltid, deltid eller endast vid behov) eller slutdatum går det inte att bedöma om arbetsmängden är rimlig. Då är det första åtgärden att få punkten skriftligt förtydligad.

Markera vad som är uttalat och vad som saknas. Uttalat: uppgifter, benämning och eventuell omfattning. Ofta saknas hur uppgiften ska utföras, vem som ansvarar för resultatet och vilket stöd som finns. Beskrivningen ger inte hela tidsbilden: arbetsgivaren bestämmer arbetstiderna, och arbetstidslagen reglerar hur mycket du får arbeta per dygn, per vecka och per år.

Är yrkesbenämningen otydlig kan du jämföra den med Arbetsförmedlingens tjänst Hitta yrken, där du kan läsa om arbetsuppgifter inom olika yrken och vilken utbildning och erfarenhet som brukar krävas. Stämmer inte beskrivningens uppgifter med benämningen, är det en signal att avgränsa innan du säger ja.

Skilj på ska-krav och bör-krav

I statlig rekrytering tar arbetsgivaren fram en kravprofil med ska-krav och bör-krav och bedömer kandidaterna utifrån den. Använd samma logik på uppdraget: ska-kraven måste utföras för att uppdraget ska fylla sin funktion; bör-kraven är önskvärda men kan falla bort utan att uppdragets kärna försvinner.

Gå igenom beskrivningen punkt för punkt och sätt SKA eller BÖR vid varje uppgift. Vid urval ska bedömningen göras på sakliga grunder, det vill säga förtjänst och skicklighet, och den ska utgå från kravprofilen. Samma princip gäller när du avgör vad som ska förhandlas: en uppgift som varken är ska eller bör har inget stöd i underlaget och hör inte hemma i uppdraget.

Vanligaste glidningen är att ett bör-krav gradvis behandlas som ett ska-krav. Bestäm därför i förväg vad som gäller om ett bör-krav flyttas upp: det ska vara en medveten ändring som påverkar tid, omfattning eller lön, inte något som bara tillkommer under arbetets gång.

Är antalet ska-krav fler än tiden rymmer, justera kravprofilen — inte arbetstakten. Stryk, flytta eller dela upp, och skriv ned vilken uppgift som togs bort och varför.

Ska-krav vs Bör-krav – vad som avgör uppdragets kärna

Separera kärnuppdrag från sidouppdrag

Kärnuppdraget är de arbetsuppgifter som driver uppdraget framåt: de kräver omdöme, kunskap om verksamheten eller kontakt med dem uppdraget finns för. Sidouppdragen är standardiserade eller bestämda uppifrån och finns i beskrivningen för att någon har bestämt det, inte för att de behövs.

Att gränsen är verklig visar en undersökning som Arbetsvärlden refererar: fyra av tio uppger att de några gånger per månad eller oftare måste utföra arbetsuppgifter bara för att någon bestämt det, trots att de egentligen inte behövs. Drygt en av tio gör det tre gånger per arbetsvecka eller mer. I SCB:s arbetsmiljöundersökning från 2017 uppgav en av tio att arbetet är meningslöst. Läs beskrivningen med det som varningssignal: vilka punkter skulle du själv inte kunna försvara som nödvändiga?

Standardiserade arbetsmoment har samtidigt blivit vanligare. I samma text beskrivs hur arbetsmoment standardiseras och görs mätbara, bland annat i administrativt arbete. Sådana moment passar bättre som rutin än som kärna i ett uppdrag. Flytta dem till en separat rutin- eller processbeskrivning med egen tid och eget ansvar, i stället för att låta dem ligga inbäddade i uppdragsbeskrivningen.

Praktiskt: gör två kolumner. En för uppgifter som kräver eget omdöme och kunskap om verksamheten, en för uppgifter som följer en fast mall eller ett fast intervall. Den andra kolumnen förhandlar du om — antingen bort, eller bort med ett tydligt datum och en tydlig ansvarig.

Statistisk bild av arbetsbelastning och arbetsmiljö i Sverige

Förstå vad som kan förändras inom uppdraget

Arbetsledningsrätten gör att en arbetstagare i princip när som helst kan omplaceras till andra arbetsuppgifter inom arbetsskyldigheten. En uppgiftslista är därför inte låst så länge uppgifterna ryms inom arbetsskyldigheten. Det du kan avgränsa är inte hela arbetsdagens innehåll, utan vilka uppgifter som hör till uppdraget och vilka som ligger utanför.

Redan i rekryteringsprocessen ska arbetsgivaren undersöka skyldighet till omplacering och möjlighet till arbetsledning. Frågan om vad som kan ändras hanteras alltså innan uppdraget tillsätts — och går därför att ställa innan du tackar ja.

Stöd för tydlighet finns i informationsskyldigheten: enligt 6 c § lag om anställningsskydd ska arbetsgivaren informera arbetstagaren om alla villkor av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Enligt villkorsavtalen ska klarläggande information på arbetsgivarens initiativ lämnas till den sökande inför anställning. Villkor som påverkar vad du ska göra, när och med vilket stöd ska klarläggas.

Arbetstider styr arbetsgivaren: det är arbetsgivaren som bestämmer vilka arbetstider som gäller. Har du ett arbetsschema och chefen inte vill att du arbetar en dag och tid som står i schemat, måste arbetsgivaren ändå betala lön för den avtalade tiden. Är beskrivningen tyst om arbetstidernas förläggning, skiftformer eller kvälls- och helgarbete, få det skriftligt innan det blir en överraskning.

Ställ avgränsande frågor

I kursmaterial hos Digiteket återges en numrerad lista med frågor för att ringa in ett uppdrag. Bland de första finns: Vem är ansvarig? Vilka arbetsuppgifter ska utföras? Hur ska arbetsuppgiften utföras? Hur långt får jag gå i min hjälp? Ställ frågorna och skriv ned svaren. Varje fråga ringar in en gräns; tillsammans blir gränserna avgränsningen.

Frågan om ansvar gäller vem som äger resultatet, vem som fattar beslut och vem som tar emot när något går fel. Är svaret otydligt är ansvaret i praktiken ditt, eftersom det är du som står i situationen när den uppstår.

Frågan om arbetsuppgifterna kräver kartläggning och analys: lista de konkreta momenten, inte sammanfattningen. En beskrivning som säger ”handläggning” eller ”stöd till besökare” rymmer allt från enstaka kontroller till timmar av vägledning. Det är först i listan de verkliga gränserna syns.

Frågan om hur långt hjälpen får gå avgör ofta arbetets tyngd. I Digitekets exempel uppger Arbetsförmedlingen att arbetssökande hänvisas till chatt i realtid med en arbetsförmedlare och till telefon 0771-416 416, där man identifierar sig med mobilt BankID för individuella frågor — samtidigt som man säger sig inte kunna svara på hur biblioteken ska agera när besökaren inte kan hantera chatt eller BankID. Gränsen för hjälpen måste stå i uppdraget; den kan inte lämnas till det egna omdömet vid varje enskilt tillfälle.

Avgränsningssteg för tjänstebeskrivning

Gör en verklighetskoll av omfattning och förutsättningar

Statskontorets slutredovisning om praktik i staten visar två återkommande hinder: myndigheterna har ont om enkla arbetsuppgifter som är lämpliga för praktikanter, och det finns begränsningar i vad praktikanterna får, bör och kan göra. Pröva därför den mest grundläggande frågan först: finns det arbetsuppgifter som är lämpliga på den nivå uppdraget avser, eller är uppgifterna hämtade från någon annans ansvarsområde?

Handledning tar tid och resurser, vilket är en av förklaringarna till att vissa myndigheter avstått från att ställa platser till förfogande. Räkna in handledningen som en post i uppdraget — med timmar och en namngiven handledare — i stället för att tro att den löser sig vid sidan om.

Kraven måste matcha uppgifterna. Under 2021–2023 tillsattes omkring 300 av 800 platser som myndigheterna ställt till förfogande inte, en dubbelt så stor andel som under 2016–2020, bland annat för att en del myndigheter ställt för höga krav när de anmälde sina platser. För höga krav i förhållande till uppgifternas innehåll gör uppdraget svårare att fylla — och avgränsningen svårare att hålla.

Ett mått på vad uppdraget kan leda till: drygt 4 av 10 av dem som gjort praktik hade en anställning 90 dagar senare, och de flesta av dem hade en subventionerad anställning vid myndigheten där de praktiserat. Om framtida arbete är en del av syftet med uppdraget, skriv ned hur det ska följas upp.

Dokumentera avgränsningen och följ upp

Skriv avgränsningen i tre delar: vad som ingår, vad som inte ingår och vilka villkor som är väsentliga. Den sista delen har stöd i informationsskyldigheten enligt 6 c § lag om anställningsskydd, som omfattar alla villkor av väsentlig betydelse för anställningsförhållandet. Ligger avgränsningen i ett separat dokument, ska det läsas tillsammans med anställningsavtalet.

Förankra avgränsningen i befintliga dokument. Anställningsavtalet ska ange arbetsuppgifter, yrkesbenämning, omfattning och längd med start- och slutdatum. Eftersom omplacering inom arbetsskyldigheten kan ske när som helst behöver avgränsningen en rutin för ändring — vem som får ändra, hur det meddelas och vad som händer med tid och lön — inte bara en uppgiftslista.

Sätt bestämda uppföljningspunkter. Efter introduktionen: stämmer uppgifterna med beskrivningen, och fanns resurserna för handledning? Mitt i perioden: ryms uppgifterna i avtalad tid, eller har bör-krav blivit ska-krav utan beslut? Vid avslutet: vilka uppgifter utfördes, vilka föll bort och varför?

Behandla varje ändring av innehållet som en ändring av kravprofilen. Bedömningen ska göras utifrån kravprofilen, och en ändrad kravprofil ska dokumenteras — annars går det inte att i efterhand visa vad som faktiskt var överenskommet.

Process för dokumenterad avgränsning av ett uppdrag