Vilka kostnader tillkommer utöver arbetskostnaden?

Arbetskostnaden är bara en del av den totala kostnaden

Lön eller arvode är inte samma sak som uppdragets totala kostnad. Lönen är bara en del av den verkliga kostnaden när du anställer.

Samma logik gäller om du anställer någon eller köper tjänsten av ett företag.

Utöver arbetskostnaden tillkommer arbetsgivaravgifter, skattefria ersättningar och förmåner, administration och rättelser samt avtals- eller verksamhetsspecifika kostnader. Det är dessa poster kalkylen behöver rymma.

Arbetsgivaravgifter – en obligatorisk kostnad ovanpå lönen

Utöver lönen tillkommer arbetsgivaravgifter. Det är en obligatorisk kostnad som arbetsgivare är skyldiga att betala.

Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent av bruttolön och förmånsvärden. För en månadslön på 30 000 kronor blir arbetsgivaravgiften 9 426 kronor.

Arbetsgivaravgifter ska redovisas och betalas när ersättning för arbete är totalt 1 000 kronor eller mer under ett år till en person med A-skatt.

För 19–23-åringar gäller tillfälligt nedsatta avgifter under 1 april 2026–30 september 2027. Under 2026 omfattar nedsättningen anställda födda 2003–2007. På ersättning upp till 25 000 kronor per kalendermånad är satsen 20,81 procent; över 25 000 kronor gäller fulla 31,42 procent.

Från 1 januari 2026 betalas bara ålderspensionsavgift, 10,21 procent, för personer som vid årets ingång fyllt 67 år eller mer. För personer födda 1937 eller tidigare betalas inga arbetsgivaravgifter.

Arbetsgivaravgifterna läggs ovanpå arbetskostnaden. Din kostnad per arbetad timme blir därför högre än den avtalade lönen.

Reglerna kan ändras. Kontrollera aktuella satser och villkor mot gällande regler.

Räkna med lön plus arbetsgivaravgifter som grundplåt i kalkylen innan du lägger till annat.

Anlitar du ett företag eller en egenanställd ligger deras avgifter och administration i det fakturerade priset. Det förklarar varför timpriset där är högre än en anställds lön.

Skattefria ersättningar och förmåner

Skattefri ersättning är betalning från arbetsgivaren som inte beskattas. Exempel är milersättning, traktamente eller vissa personalförmåner.

För dig som betalar är de ändå en utgift. Pengarna lämnar företaget även om mottagaren inte betalar skatt på dem.

Gå igenom vilka ersättningar och förmåner uppdraget omfattar. Lägg summorna ovanpå arbetskostnaden i kalkylen i stället för att se dem som en sidoutgift.

Administration, lönefel och rättelser

Lönehantering kostar tid även när den görs rätt.

Lönefel stannar sällan i löneprogrammet. De följer med in i arbetsgivardeklarationen, och rättelser hos Skatteverket blir snabbt en återkommande post i kalendern.

Sedan 2019 består arbetsgivardeklarationen av en huvuduppgift och en individuppgift.

Varje fel som upptäcks i efterhand kräver en rättad deklaration och arbete kring den. Arbetstiden syns inte i lönekostnaden men belastar den som betalar.

Stäm av löneunderlag mot avtal och tidrapporter innan deklarationen skickas. Bestäm vem som kontrollerar och rättar.

Räkna in en post för löpande administration och eventuella rättelser. Det gäller särskilt om lönen hanteras vid sidan av andra arbetsuppgifter.

Så räknar du fram den totala kostnaden

Så räknar du fram den totala kostnaden: 1) Utgå från arbetskostnaden, det vill säga lön eller arvode för den tid du behöver. 2) Lägg på arbetsgivaravgifterna, en lagstadgad kostnad ovanpå lönen.

3. Lägg till eventuella skattefria ersättningar och förmåner, till exempel milersättning, traktamente och personalförmåner. 4) Lägg till en buffert för administration och rättelser av deklarationer.

Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent. En månadslön på 25 000 kronor ger 7 855 kronor i arbetsgivaravgifter. Lägg den summan ovanpå lönen.

Beroende på avtal och verksamhet kan även semesterlön, tjänstepension, försäkringar samt utrustning och utbildning tillkomma. Ta med dem i kalkylen om de är relevanta för uppdraget.

Tjänstepension kan följa av kollektivavtal. För tjänstemän påverkas nivån av ITP 1 eller ITP 2. SKR anger avtalspensioner till 8,8 procent för kommuner och 12,7 procent för regioner.

Avtalsförsäkringar anges till 0,2 procent. Särskild löneskatt på pensionskostnader är 24,26 procent 2026.

SKR:s preliminära PO-pålägg för 2027 är 40,4 procent för kommuner och 44,3 procent för regioner. Det omfattar arbetsgivaravgifter, avtalsförsäkringar och avtalspensioner.

Gör kalkylen per månad eller per uppdrag. Jämför summan med intäkten eller nyttan du får ut.

Viktiga kostnadsposter i en kalkyl (i fallande ordning efter betydelse)

Så räknar du fram den totala kostnaden

Sammanfattning: budgetera för mer än arbetskostnaden

Budgetera för posterna utöver arbetskostnaden: arbetsgivaravgifter, skattefria ersättningar och förmåner, administration och rättelser samt eventuella avtals- eller verksamhetsspecifika kostnader.

Full arbetsgivaravgift är 31,42 procent. Avtalspensioner och försäkringar kan tillkomma enligt kollektivavtal.

Avtals- eller verksamhetsspecifika kostnader kan vara semesterlön, tjänstepension, försäkringar, utrustning och utbildning.

Jämför summan med intäkten eller nyttan innan du beslutar.