Granska tjänsteföretags uppgifter före köp av e-signering

Kontrollera att e-signeringstjänsten passar handlingen

Kontrollera först om e-signeringstjänsten passar handlingen du ska använda. GetAccept beskriver att vissa rättshandlingar har särskilda formkrav som inte kan uppfyllas med vanlig e-signatur, bland annat fastighetsköp (GetAccept). Be leverantören förklara vilka begränsningar som gäller för ditt avtal.

Be leverantören visa hur tjänsten hanterar den dokumenttyp och det arbetsflöde du behöver. Kontrollera vilka steg mottagaren måste genomföra och vilket underlag du får när signeringen är klar. Stäm av detta mot avtalets krav innan du väljer tjänst.

GetAccept nämner anställningsavtal, NDA:er och andra HR-dokument, kommersiella avtal, inköpsorder, konsumentavtal, licenser, serviceavtal, hyresavtal och programvarulicenser som exempel på dokument för digital signering (GetAccept). Kontrollera med leverantören att den hanterar just de dokument och avtal du behöver.

Granska signeringsnivån och bevisningen

Be tjänsteföretaget ange vilken typ av elektronisk signatur som erbjuds och hur den fungerar i ditt flöde. GetAccept beskriver att eIDAS delar in e-underskrifter i tre typer (GetAccept). Be leverantören förklara vilken lösning som gäller för den tjänst du köper.

Enligt artikel 25 i eIDAS får en elektronisk signatur inte nekas rättsverkan enbart för att den är elektronisk (GetAccept). Be leverantören visa hur en signering dokumenteras och vilket underlag du får efteråt. Kontrollera att dokumentationen passar ditt behov.

Fråga vilken signeringsmetod och dokumentation som ingår för dina avtal, om du kan välja metod per dokument och om priset skiljer sig. Jämför svaren med kraven på dina avtal och be leverantören förklara eventuella begränsningar innan du beställer.

Viktiga krav och fakta om digital signering i Sverige

Kontrollera hur tjänsten identifierar den som signerar

Jämför hur olika tjänster beskriver identifieringen av den som signerar. Be leverantören visa vilket underlag kopplar signeringen till en viss person och vilka uppgifter som sparas. Kontrollera att metoden passar den typ av avtal du ska skicka.

Visma Sign rekommenderar stark autentisering. Tjänsten kan även användas för internationella kontakter utan krav på nordiskt BankID (Visma Sign).

Visma Sign uppger att namn, tidsstämplar och den autentiseringsmetod som gäller i landet syns i signaturen. Signeringen lämnar också ett digitalt spår med IP-adress och tidsstämpel (Visma Sign). Be leverantören visa vilka uppgifter som följer med dokumentet och vilka som blir synliga för dig efter signering.

Fråga vilken identifieringsmetod som används för dina avtal och om den är kopplad till en viss person. Be att få se vad som står i signeringsbeviset efteråt och kontrollera om det går att använda tjänsten för de kontakter du behöver nå.

Fördelar och nackdelar med olika identifieringsmetoder

Begär beviskedjan och kontrollera arkiveringen

Be om dokumentation av signeringshändelsen, inte bara en funktionslista. Visma Sign beskriver ett digitalt spår, en Audit Trail, och uppger att ett signerat dokument inte kan ändras i efterhand utan att signaturen blir ogiltig. Äktheten kan kontrolleras via Visma Sign eller Adobe Reader med en unik verifieringskod (Visma Sign).

Fortnox låter avsändaren välja om en mottagare ska signera, godkänna eller bara få en kopia av dokumentet. Tjänsten har också stöd för signeringsordning och utskick via e-post eller SMS (Fortnox).

Arkiveringen ingår i beviskedjan. Var hamnar det signerade avtalet? Handelsbanken skriver att signerade dokument skickas till inkorgen i internetbanken och appen. Vissa dokument skickas inte dit – till exempel om du signerar som företagskund; då får du kontakta banken.

Visma uppger att dokumentet sparas automatiskt i ett säkert digitalt arkiv och kan laddas ner. Fortnox e-signering sker i Arkivplats. Fråga vem som kan hämta ut dokumentet, hur länge det finns kvar och i vilket format det exporteras.

Granska tjänsteföretagets uppgifter före köp och kontrollera ansvar

Börja med företagets namn och organisationsnummer: be om uppgifterna och kontrollera att avtalet anger samma avtalspart. Skatteverkets e-tjänst Hämta företagsinformation visar om ett företag är godkänt för F-skatt (Skatteverket). Skatteverket beskriver att F-skatt innebär att företagaren själv ansvarar för skatter och avgifter på ersättning för utfört arbete (Skatteverket).

Du kan beställa ett registerutdrag från Kronofogden för att kontrollera uppgifter om företaget. Utdraget kan visa betalningsförelägganden från de senaste tre åren, skulder för indrivning samt beslut om skuldsanering och konkurs. Kronofogden uppger att betalningsanmärkningar i stället ska kontrolleras hos ett kreditupplysningsföretag och att myndigheten inte bedömer någons ekonomiska status eller lämplighet att göra affärer (Kronofogden).

Skilj mellan en kvalificerad leverantör av betrodda tjänster enligt eIDAS, en programvaruleverantör och en bank som förmedlar signering. Be företaget beskriva sin roll och kontrollera vilka delar av signeringstjänsten det ansvarar för (GetAccept, Fortnox, Handelsbanken).

Post- och telestyrelsen, PTS, är tillsynsmyndighet i Sverige för betrodda tjänster och kvalificerade leverantörer (GetAccept). Fråga vilken roll leverantören har och vem du ska kontakta om något går fel.

Handelsbanken erbjuder digital signering genom Verified och anger BankID som identifieringsmetod (Handelsbanken). Kontrollera om en banktjänst motsvarar dina behov och var du får tillgång till de signerade dokumenten.

Fortnox erbjuder e-signering i sitt system, där användaren kan begära digital signatur på bland annat avtal, protokoll och rapporter (Fortnox). Kontrollera om tjänsten är fristående eller ingår i ett system du redan använder.

eAvtal beskriver sin tjänst som en helhetslösning för digital signering och avtalshantering (e-identitet.se). Be leverantören precisera vilka delar som faktiskt ingår i erbjudandet du överväger.

Granska avtalstexten i stället för att enbart gå på löften på företagets webbplats. Be leverantören beskriva hur personuppgifter och signerade dokument hanteras, vilka underleverantörer som används och vad som gäller när avtalet avslutas. Fråga efter underlag för certifieringar som företaget hänvisar till.

Skriv in konkreta krav i avtalet. Be leverantören ange sin roll enligt eIDAS och tydliggöra vem som ansvarar för tjänstens olika delar. Om tjänsten hanterar personuppgifter bör avtalet också beskriva hur den hanteringen går till.

Avtalet bör beskriva hur leverantören meddelar dig om incidenter och hur du får ut dokument och loggar när samarbetet upphör. Ange önskat exportformat i avtalet och be företaget visa hur uppgifterna kan användas i din fortsatta hantering.

Kontrollera prisets innehåll och interna behörigheter

Bedöm kostnaden utifrån hela flödet, inte bara själva signeringsmomentet. Be leverantören redovisa eventuella kostnader för uppsättning, utbildning, integrationer, lagring, support och administration. Då kan du kontrollera vad priset omfattar innan du jämför erbjudanden.

eAvtal erbjuder flera paketeringar. Den kostnadsfria testmånaden utan bindningstid gäller paketeringen Komplett och riktar sig till bolag med svenskt organisationsnummer (e-identitet.se). Kontrollera att erbjudandet gäller den paketering du överväger.

Kontrollera vilka filformat tjänsten tar emot. Fortnox e-signering hanterar endast pdf-filer, och eAvtal utgår från att avtalet laddas upp som PDF.

En tjänst kan dessutom kräva en särskild programlicens och en behörighet som måste aktiveras av en program- eller systemadministratör. Fortnox uppger till exempel att du för att få tillgång till E-signering behöver en programlicens för Arkivplats och behörigheten Skapa signering aktiverad i licens-inställningarna; det hanteras av en program- eller systemadministratör.

Fråga vilka integrationer och API:er som ingår, vad supporten omfattar och vilka villkor som gäller om tjänsten sägs upp. Be leverantören beskriva eventuella kostnader och vilket införandearbete som krävs innan du bestämmer dig.

Internt: Vem får skapa signeringar? Vem får se och arkivera? Behöver IT aktivera något innan första avtalet kan skickas?

Testa e-signeringstjänsten före köp

eAvtal erbjuder företag och organisationer att testa avtalssignering kostnadsfritt i en månad utan bindningstid. Erbjudandet gäller paketeringen Komplett och riktar sig till bolag med svenskt organisationsnummer (e-identitet.se). Testa med ett eget avtal genom hela flödet i stället för att bara läsa funktionslistan.

Kontrollera rollhanteringen i tjänsten: Fortnox låter avsändaren välja om en mottagare ska signera, godkänna eller bara få en kopia, och erbjuder signeringsordning (Fortnox). Handelsbanken anger att du måste granska samtliga sidor i dokumentet före signering och att du bör kontrollera om det finns flera dokument (Handelsbanken).

Handelsbanken uppger att om du avböjer ett dokument avbryts alla dokument i ärendet, även sådana du redan har signerat. Om flera parter ska signera får den andra parten också besked om att du har avböjt (Handelsbanken). Läs igenom avtalsvillkoren så att du förstår vad ett avböjande innebär.

Steg för att granska e-signeringstjänst före köp