Vad innebär prisjämförelse mellan tjänsteavtal?

Tjänsteavtalet – vad som faktiskt jämförs

Ett tjänsteavtal gäller tillhandahållande av en tjänst, inte köp av en vara. Lawline illustrerar skillnaden: köp av en diskmaskin är ett köpeavtal, medan köp av tjänsten att installera diskmaskinen är ett tjänsteavtal. Prisjämförelsen måste därför utgå från samma typ av tjänst; en installationstjänst kan inte jämföras rakt av med en vara eller med en annan tjänst.

Upphandlingsmyndigheten definierar tjänstekontrakt som ett kontrakt som gäller tillhandahållande av andra tjänster än byggentreprenadkontrakt. Varukontrakt avser i stället köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, och ska behandlas som varukontrakt även om det omfattar monterings- och installationsarbeten som ett underordnat inslag. Jämförelsen måste därför först avgöra om tyngdpunkten ligger i tjänsten eller i varan.

I praktiken behöver man före prisfrågan ringa in tjänstens art och innehåll: vad som ska utföras, av vem, hur ofta och med vilka ingående moment. Först när två anbud beskriver samma tjänsteinnehåll går deras priser att ställa mot varandra.

Tjänsteavtal vs. Köpeavtal – nyckelskillnader

Avtal, kontrakt och ramavtal – skillnader som påverkar jämförelsen

Ett kontrakt är enligt Upphandlingsmyndigheten ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som ingås mellan en eller flera upphandlande organisationer och en eller flera leverantörer. Kontraktet ska avse leverans av varor, tillhandahållande av tjänster eller utförande av byggentreprenad. Lawline beskriver kontrakt som ett övergripande begrepp för flera avtalsvarianter och framhåller att ett kontrakt alltid är skriftligt.

Avtal är ett vidare begrepp. Lawline anger att avtal kan vara muntliga och att ett muntligt avtal är lika bindande som ett skriftligt, men att ett muntligt avtal inte faller under begreppet kontrakt. Vid prisjämförelse behöver man därför kontrollera om den ekonomiska överenskommelsen finns i ett skriftligt kontrakt eller bara i en muntlig eller på annat sätt dokumenterad avtalsform.

Ramavtal är en egen avtalsform i upphandlingssammanhang. Upphandlingsmyndigheten anger att upphandlingsreglerna ska tillämpas när en upphandlande organisation tilldelar kontrakt eller ingår ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader som är upphandlingspliktiga, och att det finns avtal med inslag av både ramavtal och kontrakt. Jämförelsen påverkas därför av om tjänsten köps genom ett direkt kontrakt eller beställs inom ramen för ett ramavtal, och av vilka villkor som då styr beställningen.

Vad prisjämförelsen behöver täcka

En prisjämförelse behöver täcka mer än prissiffran. Utifrån Upphandlingsmyndighetens beskrivning av avtalstyper bör man minst kartlägga tjänstens art, de ekonomiska villkoren, avtalstypen och eventuella underordnade inslag. Om ett kontrakt till exempel innehåller både vara och tjänst är det avgörande om tjänsten är ett underordnat inslag, eftersom det kan styra om avtalet behandlas som varukontrakt eller tjänstekontrakt.

I jämförelsen bör samma poster ställas mot varandra: pris och prismodell, betalningsvillkor, tillägg och prisjusteringar, samt vad som ingår i tjänsten. Underordnade inslag som montering, installation, utbildning eller support behöver synliggöras, eftersom de annars kan ligga i det ena anbudet men inte i det andra.

Upphandlingsmyndigheten understryker att avtalet måste klassificeras rätt och att olika regler kan gälla för olika typer av avtal. För prisjämförelsen innebär det att priser inte kan jämföras förrän samma avtalsklass, samma tjänsteomfattning och samma ekonomiska villkor ligger på bordet.

Pris är inte allt – kostnad och kvalitet i tjänsteavtal

Val mellan tjänsteavtal handlar om balans mellan kostnad och kvalitet. I en utvecklingsrapport om kommunaltekniska avdelningen beskriver K. Blomqvist (2021) att man bland annat gör val kring hur balansen mellan kostnad och kvalitet ska se ut och vilka värden organisationen vill bidra till kunden med. Jämförelsen bör därför utgå från önskad effekt och kvalitetsnivå, inte enbart från lägsta pris.

Kvalitet i ett tjänsteavtal kan konkretiseras i krav på utförande, tillgänglighet, svarstider, kompetens och uppföljning. Kostnaden omfattar mer än timpris eller fast pris: administration, samordning, risk för avbrott, omfattningen av tillägg och kostnader för att byta leverantör. Ett lägre pris kan därför bli dyrare om tjänsten inte når den kvalitet eller de värden som avtalet ska bidra till.

Prisjämförelse vid offentlig upphandling av tjänster

När en upphandlande organisation tilldelar tjänstekontrakt eller ingår ramavtal gäller särskilda regler. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska upphandlingsreglerna tillämpas när en upphandlande myndighet eller enhet tilldelar kontrakt eller ingår ramavtal för varor, tjänster eller byggentreprenader som är upphandlingspliktiga. LOU, LUF, LUK och LUFS är tillämpliga på alla avtal som omfattas av upphandlingsplikten i respektive lag, och särskilda regler gäller för upphandling av koncessioner.

För tjänster måste avtalet klassificeras utifrån tjänstens karaktär. Upphandlingsmyndigheten anger att ett tjänstekontrakt gäller tillhandahållande av andra tjänster än byggentreprenadkontrakt. Är tjänsten en social tjänst eller annan särskild tjänst enligt bilaga 2 LOU/LUF gäller 19 kap. eller 19 a kap. LOU/LUF beroende på om upphandlingen överstiger aktuellt tröskelvärde. Är tjänsten en B-tjänst enligt bilaga 3 LUFS gäller 15 kap. eller 15 a kap. LUFS beroende på om upphandlingen överstiger direktupphandlingsgränsen.

Prisjämförelsen vid offentlig upphandling påverkas därför av både regelverk och avtalstyp. Klassificeras avtalet fel kan fel kapitel och fel regler tillämpas, och jämförelsen av anbud riskerar att bygga på fel förutsättningar.

Nyckelregler för offentlig upphandling av tjänster

• Obligatorisk upphandling — Gäller för tjänster över tröskelvärde enligt LOU/LUF/LUK/LUFS.

Konkurrens, jämförbarhet och pris

Prisjämförelse mellan tjänsteavtal förutsätter fungerande konkurrens. Konkurrensverket anger att konkurrenslagen förbjuder samarbeten som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen på marknaden. Om leverantörer samarbetar på ett sådant sätt blir en prisjämförelse inte ett mått på konkurrenskraftiga villkor.

För den som jämför tjänsteavtal innebär det att anbud och priser bör komma från självständiga aktörer och bygga på samma tjänstebeskrivning. Jämförbarheten kräver både att tjänsterna är likvärdiga och att prissättningen har uppstått under konkurrens.

Sammanfattat: så kan ett tjänsteavtal prisjämföras

Sammanfattat kan ett tjänsteavtal prisjämföras i fem steg. Först identifieras tjänsten och om avtalet är ett tjänsteavtal eller ett köpeavtal; därefter kontrolleras avtalsformen – skriftligt kontrakt, muntligt avtal eller ramavtal.

Sedan jämförs samma tjänsteinnehåll och samma ekonomiska villkor, inklusive underordnade inslag som installation eller support. Därefter vägs kostnad mot kvalitet och de värden tjänsten ska bidra med, i stället för att enbart se till lägsta pris.

Vid offentlig upphandling tillkommer att avtalet klassificeras rätt enligt LOU, LUF, LUK eller LUFS, att tjänstens karaktär styr vilka kapitel och regler som gäller, och att jämförelsen sker inom ramen för fungerande konkurrens. Konkurrenslagen förbjuder samarbeten som hindrar, begränsar eller snedvrider konkurrensen på marknaden.